أمر الشراء والفاتورة: الفروق الأساسية
أمر الشراء يرسله المشتري لطلب البضاعة بأسعار متفق عليها. والفاتورة يرسلها البائع بعد التسليم لطلب الدفع. ورقم أمر الشراء يربط بينهما.
ما الفرق بين أمر الشراء والفاتورة؟
أمر الشراء (PO) مستند المشتري: يطلب بضائع أو خدمات بكميات وأسعار وشروط محددة. والفاتورة مستند البائع: تطلب دفع ثمن ما سُلّم. يأتي أمر الشراء أولًا ثم الفاتورة، ورقم أمر الشراء المطبوع على الفاتورة يربط بينهما.
أمر الشراء والفاتورة في لمحة
| أمر الشراء | الفاتورة | |
|---|---|---|
| يرسله | المشتري | البائع |
| متى | قبل التسليم، لتقديم الطلب | بعد التسليم أو الشحن |
| الغرض | طلب البضاعة وتحديد الشروط | طلب الدفع |
| الأثر القانوني | إيجاب؛ يصبح عقدًا عند قبول البائع | سجل للبيع ومطالبة بالدفع |
| في الدفاتر | التزام (ليس مصروفًا بعد) | ذمم دائنة على المشتري، ومبيعات للبائع |
| الرقم المرجعي | رقم أمر الشراء، يحدده المشتري | رقم الفاتورة، يحدده البائع، مع رقم أمر الشراء |
كيف يعملان معًا
- يرسل المشتري أمر شراء بالأصناف والكميات والأسعار وتاريخ التسليم وشرط إنكوترمز وشروط الدفع.
- يقبله البائع، غالبًا بتأكيد طلب أو، في التجارة الدولية، بفاتورة مبدئية.
- يسلّم البائع البضاعة أو يشحنها.
- يصدر البائع فاتورة تذكر رقم أمر الشراء. وفي التصدير تكون هذه الفاتورة التجارية.
- يطابق المشتري أمر الشراء وإيصال الاستلام والفاتورة، ثم يدفع.
مثال
مجموعة مطاعم ترسل أمر الشراء PO-2026-0147 إلى مورّد معدات مطابخ لطلب 40 طاولة تحضير من الفولاذ المقاوم للصدأ بسعر 220.00 للطاولة، بإجمالي 8,800.00 والدفع بعد 30 يومًا. يسلّم المورّد 40 طاولة ويصدر الفاتورة INV-5521 بمبلغ 8,800.00 مع ذكر PO-2026-0147. يطابق قسم الذمم الدائنة المستندين مع إشعار التسليم ويدفع في اليوم الثلاثين. ولو وصلت 36 طاولة فقط، لأوقف المشتري الفاتورة حتى تصدر فاتورة مصححة عن 36.
أخطاء شائعة
- إصدار فاتورة دون رقم أمر الشراء. لا يمكن مطابقة الفاتورة فتبقى معلقة.
- أسعار تختلف عن أمر الشراء. يجب الاتفاق على أي تغيير، والأفضل تعديل أمر الشراء.
- معاملة أمر الشراء كأنه فاتورة. المشترون يدفعون الفواتير، لا أوامر الشراء.
تحتاج إلى أمر شراء؟ استخدم منشئ أمر الشراء.
المزايا
- جدول مقارنة جنبًا إلى جنب
- من يرسل كلًا منهما ومتى
- كيف يعملان معًا
- أخطاء شائعة
الأسئلة الشائعة
ما الفرق بين أمر الشراء والفاتورة؟
أمر الشراء يرسله المشتري لطلب البضاعة بأسعار وشروط متفق عليها. والفاتورة يرسلها البائع بعد التسليم لطلب الدفع.
أيهما يأتي أولًا، أمر الشراء أم الفاتورة؟
أمر الشراء. يطلب المشتري أولًا، ويصدر البائع الفاتورة بعد تسليم البضاعة أو شحنها.
هل أمر الشراء عقد؟
أمر الشراء إيجاب بالشراء. ويصبح عقدًا ملزمًا عندما يقبله البائع، كتابة أو بالتسليم.
هل تحتاج الفاتورة إلى رقم أمر الشراء؟
إذا أصدر المشتري أمر شراء، نعم. فمعظم المشترين يحتاجون رقم أمر الشراء في الفاتورة لمطابقتها ودفعها.
هل يمكن أن أحصل على المال دون أمر شراء؟
نعم، كثير من المبيعات لا أمر شراء لها. لكن المشترين الذين يعملون بأوامر الشراء غالبًا لا يستطيعون دفع فاتورة لا تشير إلى أمر.