पर्चेज ऑर्डर बनाम इनवॉइस: मुख्य अंतर

पर्चेज ऑर्डर (PO) खरीदार का दस्तावेज़ है: यह तय मात्रा, कीमत और शर्तों पर सामान या सेवाएँ मँगाता है। इनवॉइस विक्रेता का दस्तावेज़ है: यह डिलीवर किए गए माल का भुगतान माँगता है। पहले पीओ आता है, फिर इनवॉइस, और इनवॉइस पर छपा पीओ नंबर दोनों को जोड़ता है।

पर्चेज ऑर्डर बनाम इनवॉइस एक नज़र में

	पर्चेज ऑर्डर	इनवॉइस
कौन भेजता है	खरीदार	विक्रेता
कब भेजा जाता है	डिलीवरी से पहले, ऑर्डर देने के लिए	डिलीवरी या शिपमेंट के बाद
मकसद	माल मँगाना और शर्तें तय करना	भुगतान माँगना
कानूनी असर	एक ऑफ़र; विक्रेता के मानते ही कॉन्ट्रैक्ट	बिक्री का रिकॉर्ड और भुगतान की माँग
खातों में	एक प्रतिबद्धता (अभी खर्च नहीं)	खरीदार के लिए देनदारी, विक्रेता के लिए बिक्री
रेफ़रेंस नंबर	पीओ नंबर, खरीदार तय करता है	इनवॉइस नंबर, विक्रेता तय करता है, साथ में पीओ नंबर

दोनों साथ कैसे काम करते हैं

1. खरीदार आइटम, मात्रा, कीमत, डिलीवरी तारीख, इनकोटर्म और भुगतान शर्तों के साथ पर्चेज ऑर्डर भेजता है।
2. विक्रेता इसे मानता है, अक्सर ऑर्डर कन्फ़र्मेशन से या, अंतरराष्ट्रीय व्यापार में, प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस से।
3. विक्रेता माल डिलीवर या शिप करता है।
4. विक्रेता पीओ नंबर लिखकर इनवॉइस जारी करता है। एक्सपोर्ट में यह कमर्शियल इनवॉइस होता है।
5. खरीदार पीओ, गुड्स रिसीप्ट और इनवॉइस मिलाता है, फिर भुगतान करता है।

उदाहरण

एक रेस्टोरेंट ग्रुप किचन सप्लायर को 40 स्टेनलेस स्टील प्रेप टेबल के लिए PO-2026-0147 भेजता है, हर टेबल 220.00, कुल 8,800.00, भुगतान 30 दिन में। सप्लायर 40 टेबल डिलीवर करता है और PO-2026-0147 लिखकर 8,800.00 का इनवॉइस INV-5521 भेजता है। अकाउंट्स पेयेबल डिलीवरी नोट के साथ दोनों मिलाकर 30वें दिन भुगतान करता है। अगर सिर्फ़ 36 टेबल पहुँचतीं, तो खरीदार 36 का सुधरा हुआ इनवॉइस आने तक इनवॉइस होल्ड रखता।

आम गलतियाँ

• बिना पीओ नंबर के इनवॉइस भेजना। इनवॉइस मिलाया नहीं जा सकता और रुका रहता है।
• पीओ से अलग कीमतें। कोई भी बदलाव पहले तय होना चाहिए और बेहतर है कि पीओ में संशोधन हो।
• पीओ को ही बिल मान लेना। खरीदार इनवॉइस का भुगतान करते हैं, पर्चेज ऑर्डर का नहीं।

पीओ चाहिए? पर्चेज ऑर्डर जनरेटर इस्तेमाल करें।