Заказ на покупку и счет: ключевые различия
Заказ на покупку отправляет покупатель, чтобы заказать товар по согласованным ценам. Счет выставляет продавец после поставки, чтобы получить оплату. Номер заказа связывает их.
Чем заказ на покупку отличается от счета?
Заказ на покупку (purchase order, PO) служит документом покупателя: в нем заказаны товары или услуги в определенном количестве, по определенным ценам и на определенных условиях. Счет служит документом продавца: в нем требуется оплата поставленного. Сначала идет заказ, потом счет, а связывает их номер заказа, указанный в счете.
Заказ на покупку и счет в сравнении
| Заказ на покупку | Счет | |
|---|---|---|
| Кто отправляет | Покупатель | Продавец |
| Когда | До поставки, чтобы разместить заказ | После поставки или отгрузки |
| Назначение | Заказать товар и зафиксировать условия | Потребовать оплату |
| Юридическое значение | Оферта; договор, когда продавец ее принял | Запись о продаже и требование оплаты |
| В учете | Обязательство (еще не расход) | Кредиторская задолженность у покупателя, выручка у продавца |
| Номер | Номер заказа, задает покупатель | Номер счета, задает продавец, плюс номер заказа |
Как они работают вместе
- Покупатель отправляет заказ с позициями, количеством, ценами, датой поставки, Инкотермс и условиями оплаты.
- Продавец принимает его, часто подтверждением заказа или, в международной торговле, проформой инвойса.
- Продавец поставляет или отгружает товар.
- Продавец выставляет счет с номером заказа. При экспорте это коммерческий инвойс.
- Покупатель сверяет заказ, приемку и счет, затем платит.
Пример
Ресторанная группа отправляет поставщику кухонного оборудования заказ PO-2026-0147 на 40 разделочных столов из нержавеющей стали по 220,00, всего 8 800,00, оплата через 30 дней. Поставщик привозит 40 столов и выставляет счет INV-5521 на 8 800,00 со ссылкой на PO-2026-0147. Бухгалтерия сверяет оба документа с накладной и платит на 30-й день. Если бы пришло только 36 столов, покупатель придержал бы счет до получения исправленного на 36.
Частые ошибки
- Счет без номера заказа. Его невозможно сверить, и он ждет.
- Цены не совпадают с заказом. Любое изменение нужно согласовать и, лучше всего, внести в заказ.
- Заказ вместо счета. Покупатели оплачивают счета, а не заказы на покупку.
Нужен заказ на покупку? Воспользуйтесь генератором заказа на покупку.
Возможности
- Сравнительная таблица
- Кто и когда отправляет каждый документ
- Как они работают вместе
- Частые ошибки
Частые вопросы
Чем заказ на покупку отличается от счета?
Заказ на покупку отправляет покупатель, чтобы заказать товар по согласованным ценам и условиям. Счет выставляет продавец после поставки, чтобы потребовать оплату.
Что идет первым, заказ или счет?
Заказ на покупку. Сначала покупатель заказывает, а продавец выставляет счет после поставки или отгрузки товара.
Является ли заказ на покупку договором?
Заказ на покупку считается офертой. Он становится обязательным договором, когда продавец его принимает письменно или поставкой товара.
Нужен ли в счете номер заказа?
Если покупатель выпускал заказ на покупку, да. Большинству покупателей номер заказа в счете нужен для сверки и оплаты.
Можно ли получить оплату без заказа на покупку?
Да, многие продажи идут без заказа. Но покупатели, работающие с заказами, часто не могут оплатить счет без ссылки на заказ.