Bon de commande ou facture : les différences clés
Un bon de commande est envoyé par l'acheteur pour commander des marchandises à des prix convenus. Une facture est envoyée par le vendeur après la livraison pour demander le paiement. Le numéro de commande relie les deux.
Quelle différence entre un bon de commande et une facture ?
Le bon de commande (purchase order, PO) est le document de l'acheteur : il commande des marchandises ou des services à des quantités, prix et conditions précis. La facture est le document du vendeur : elle demande le paiement de ce qui a été livré. Le bon de commande vient d'abord, la facture ensuite, et le numéro de bon de commande reporté sur la facture les relie.
Bon de commande et facture en un coup d'œil
| Bon de commande | Facture | |
|---|---|---|
| Envoyé par | L'acheteur | Le vendeur |
| Envoyé quand | Avant la livraison, pour passer commande | Après la livraison ou l'expédition |
| Objet | Commander et fixer les conditions | Demander le paiement |
| Effet juridique | Une offre ; un contrat une fois acceptée par le vendeur | La trace de la vente et une demande de paiement |
| En comptabilité | Un engagement (pas encore une charge) | Une dette fournisseur pour l'acheteur, une vente pour le vendeur |
| Numéro de référence | Numéro de commande, fixé par l'acheteur | Numéro de facture, fixé par le vendeur, plus le numéro de commande |
Comment ils fonctionnent ensemble
- L'acheteur envoie un bon de commande avec les articles, les quantités, les prix, la date de livraison, l'Incoterm et les conditions de paiement.
- Le vendeur l'accepte, souvent par une confirmation de commande ou, dans le commerce international, une facture pro forma.
- Le vendeur livre ou expédie la marchandise.
- Le vendeur émet une facture qui reprend le numéro de commande. À l'export, c'est la facture commerciale.
- L'acheteur rapproche le bon de commande, la réception et la facture, puis paie.
Exemple
Un groupe de restaurants envoie le bon de commande PO-2026-0147 à un fournisseur d'équipement de cuisine pour 40 tables de préparation en inox à 220,00 l'unité, soit 8 800,00 au total, paiement à 30 jours. Le fournisseur livre 40 tables et émet la facture INV-5521 de 8 800,00 qui reprend PO-2026-0147. La comptabilité fournisseurs rapproche les deux avec le bon de livraison et paie au 30e jour. Si seulement 36 tables étaient arrivées, l'acheteur aurait bloqué la facture jusqu'à l'émission d'une facture corrigée pour 36.
Erreurs fréquentes
- Facturer sans le numéro de commande. La facture ne peut pas être rapprochée et reste en attente.
- Des prix différents du bon de commande. Toute modification doit être acceptée et, idéalement, le bon de commande modifié.
- Prendre le bon de commande pour une facture. Les acheteurs paient des factures, pas des bons de commande.
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Fonctionnalités
- Tableau comparatif côte à côte
- Qui envoie quoi et quand
- Comment ils fonctionnent ensemble
- Erreurs fréquentes
Questions fréquentes
Quelle différence entre un bon de commande et une facture ?
Le bon de commande est envoyé par l'acheteur pour commander des marchandises à des prix et conditions convenus. La facture est envoyée par le vendeur après la livraison pour demander le paiement.
Qu'est-ce qui vient en premier, le bon de commande ou la facture ?
Le bon de commande. L'acheteur commande d'abord ; le vendeur facture après avoir livré ou expédié la marchandise.
Un bon de commande est-il un contrat ?
Un bon de commande est une offre d'achat. Il devient un contrat dès que le vendeur l'accepte, par écrit ou en livrant.
Une facture doit-elle porter un numéro de commande ?
Si l'acheteur a émis un bon de commande, oui. La plupart des acheteurs ont besoin du numéro de commande sur la facture pour la rapprocher et la payer.
Peut-on être payé sans bon de commande ?
Oui, beaucoup de ventes n'en ont pas. Mais les acheteurs qui utilisent des bons de commande ne peuvent souvent pas payer une facture qui n'y fait pas référence.