Orden de compra y factura: diferencias clave
La orden de compra la envía el comprador para pedir mercancía a precios acordados. La factura la envía el vendedor tras la entrega para pedir el pago. El número de pedido une las dos.
¿Qué diferencia hay entre una orden de compra y una factura?
La orden de compra (purchase order, PO) es el documento del comprador: pide bienes o servicios en cantidades, precios y condiciones concretos. La factura es el documento del vendedor: pide el pago de lo entregado. Primero va la orden de compra y después la factura, y el número de orden de compra impreso en la factura las une.
Orden de compra y factura de un vistazo
| Orden de compra | Factura | |
|---|---|---|
| La envía | El comprador | El vendedor |
| Cuándo | Antes de la entrega, para hacer el pedido | Después de la entrega o el envío |
| Para qué | Pedir la mercancía y fijar las condiciones | Pedir el pago |
| Efecto jurídico | Una oferta; un contrato cuando el vendedor la acepta | Registro de la venta y reclamación de pago |
| En contabilidad | Un compromiso (todavía no es un gasto) | Cuenta a pagar para el comprador, venta para el vendedor |
| Número de referencia | Número de pedido, fijado por el comprador | Número de factura, fijado por el vendedor, más el número de pedido |
Cómo funcionan juntas
- El comprador envía una orden de compra con artículos, cantidades, precios, fecha de entrega, Incoterm y condiciones de pago.
- El vendedor la acepta, a menudo con una confirmación de pedido o, en comercio internacional, una factura proforma.
- El vendedor entrega o envía la mercancía.
- El vendedor emite una factura que cita el número de pedido. En exportación, es la factura comercial.
- El comprador coteja la orden, la recepción y la factura, y paga.
Ejemplo
Un grupo de restaurantes envía la orden PO-2026-0147 a un proveedor de equipamiento de cocina por 40 mesas de preparación de acero inoxidable a 220,00 cada una, total 8.800,00, pago a 30 días. El proveedor entrega las 40 mesas y emite la factura INV-5521 por 8.800,00, citando PO-2026-0147. Cuentas a pagar coteja ambas con el albarán y paga el día 30. Si solo hubieran llegado 36 mesas, el comprador habría retenido la factura hasta recibir una corregida por 36.
Errores frecuentes
- Facturar sin el número de pedido. La factura no se puede cotejar y queda en espera.
- Precios distintos de la orden de compra. Cualquier cambio debe acordarse y, a ser posible, modificarse la orden.
- Tratar la orden de compra como la factura. Los compradores pagan facturas, no órdenes de compra.
¿Necesita una orden de compra? Use el generador de orden de compra.
Funciones
- Tabla comparativa lado a lado
- Quién envía cada una y cuándo
- Cómo funcionan juntas
- Errores frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre una orden de compra y una factura?
La orden de compra la envía el comprador para pedir mercancía a precios y condiciones acordados. La factura la envía el vendedor después de la entrega para pedir el pago.
¿Qué va primero, la orden de compra o la factura?
La orden de compra. El comprador pide primero; el vendedor factura después de entregar o enviar la mercancía.
¿Una orden de compra es un contrato?
Una orden de compra es una oferta de compra. Se convierte en contrato vinculante cuando el vendedor la acepta, por escrito o entregando la mercancía.
¿Una factura necesita número de pedido?
Si el comprador emitió una orden de compra, sí. La mayoría de los compradores necesitan el número de pedido en la factura para cotejarla y pagarla.
¿Puedo cobrar sin orden de compra?
Sí, muchas ventas no tienen orden de compra. Pero los compradores que trabajan con ellas a menudo no pueden pagar una factura que no haga referencia a una.