El número de orden de compra (PO number) es la referencia única que un comprador asigna a un pedido. El proveedor lo indica en su factura y en los documentos de envío para que el comprador pueda cuadrarlos y pagar.
El número de orden de compra (PO number, de purchase order) es la referencia única que un comprador da a cada orden de compra que emite. El proveedor indica ese número en su confirmación de pedido, albarán, lista de empaque y factura, para que el departamento de cuentas del comprador pueda casar cada documento con el pedido y aprobar el pago.
No hay un formato estándar; cada comprador elige el suyo. Los modelos habituales combinan un prefijo, un año y un número correlativo, a veces con un código de centro o departamento:
| Formato | Ejemplo |
|---|---|
| Número correlativo | 4500018732 |
| Prefijo y año | PO-2026-0147 |
| Centro y número | KHI/PO/00382 |
Sea cual sea el formato, cada número debe usarse una sola vez, para que un documento nunca pueda casar con dos pedidos.
Antes de pagar, muchos departamentos de cuentas cotejan tres documentos: la orden de compra (qué se pidió y a qué precio), la recepción (qué llegó realmente) y la factura del proveedor (qué se cobra). El número de pedido los une. Si las cantidades o los precios no coinciden, la factura queda retenida hasta resolver la diferencia, que es la causa más común de retraso en los pagos a proveedores.
El comprador crea el número de pedido; el vendedor crea el número de factura. Por eso una factura lleva normalmente los dos. Una orden de compra puede dar lugar a varias facturas si se entrega por partes, y cada factura debe seguir mostrando el mismo número de pedido. Vea orden de compra vs factura para la comparación completa.
Es la referencia única que un comprador asigna a una orden de compra y que sirve para casar la factura y la entrega del proveedor con el pedido.
El comprador, al emitir la orden de compra. El proveedor lo copia en su factura y en sus documentos de envío.
En un campo bien identificado cerca del número y la fecha de la factura, como "N.º de pedido" o "Su referencia de pedido".
Muchos compradores no pueden casarla con un pedido, así que la factura se retiene o se devuelve, y el pago se retrasa.
Sí. Cuando un pedido se entrega por partes, cada factura parcial muestra el mismo número de pedido.