Número de orden de compra (PO): qué es y cómo usarlo
El número de orden de compra (PO number) es la referencia única que un comprador asigna a un pedido. El proveedor lo indica en su factura y en los documentos de envío para que el comprador pueda cuadrarlos y pagar.
¿Qué es un número de orden de compra?
El número de orden de compra (PO number, de purchase order) es la referencia única que un comprador da a cada orden de compra que emite. El proveedor indica ese número en su confirmación de pedido, albarán, lista de empaque y factura, para que el departamento de cuentas del comprador pueda casar cada documento con el pedido y aprobar el pago.
Dónde va el número de orden de compra
- En la propia orden de compra, arriba, junto a la fecha. Cree una con el generador de orden de compra.
- En la factura del proveedor, normalmente en un campo "N.º de pedido" o "Su referencia". Muchos grandes compradores rechazan o retienen las facturas que no muestran un número de pedido válido.
- En los documentos de envío: la lista de empaque, la factura comercial y a menudo las marcas de las cajas, para que el almacén pueda registrar la entrada.
¿Cómo es un número de orden de compra?
No hay un formato estándar; cada comprador elige el suyo. Los modelos habituales combinan un prefijo, un año y un número correlativo, a veces con un código de centro o departamento:
| Formato | Ejemplo |
|---|---|
| Número correlativo | 4500018732 |
| Prefijo y año | PO-2026-0147 |
| Centro y número | KHI/PO/00382 |
Sea cual sea el formato, cada número debe usarse una sola vez, para que un documento nunca pueda casar con dos pedidos.
Cómo funciona la conciliación a tres bandas
Antes de pagar, muchos departamentos de cuentas cotejan tres documentos: la orden de compra (qué se pidió y a qué precio), la recepción (qué llegó realmente) y la factura del proveedor (qué se cobra). El número de pedido los une. Si las cantidades o los precios no coinciden, la factura queda retenida hasta resolver la diferencia, que es la causa más común de retraso en los pagos a proveedores.
Número de pedido y número de factura
El comprador crea el número de pedido; el vendedor crea el número de factura. Por eso una factura lleva normalmente los dos. Una orden de compra puede dar lugar a varias facturas si se entrega por partes, y cada factura debe seguir mostrando el mismo número de pedido. Vea orden de compra vs factura para la comparación completa.
Funciones
- Definición sencilla
- Dónde va el número de pedido
- Ejemplos de formatos
- Cómo funciona la conciliación a tres bandas
Preguntas frecuentes
¿Qué es un número de orden de compra?
Es la referencia única que un comprador asigna a una orden de compra y que sirve para casar la factura y la entrega del proveedor con el pedido.
¿Quién crea el número de orden de compra?
El comprador, al emitir la orden de compra. El proveedor lo copia en su factura y en sus documentos de envío.
¿Dónde pongo el número de pedido en una factura?
En un campo bien identificado cerca del número y la fecha de la factura, como "N.º de pedido" o "Su referencia de pedido".
¿Qué pasa si una factura no tiene número de pedido?
Muchos compradores no pueden casarla con un pedido, así que la factura se retiene o se devuelve, y el pago se retrasa.
¿Puede una orden de compra tener varias facturas?
Sí. Cuando un pedido se entrega por partes, cada factura parcial muestra el mismo número de pedido.