Номер заказа на покупку (PO number): что это и как использовать

Номер заказа на покупку (PO number, от purchase order) служит уникальной ссылкой, которую покупатель присваивает каждому выпущенному заказу. Поставщик указывает этот номер в подтверждении заказа, накладной, упаковочном листе и счете, чтобы бухгалтерия покупателя могла связать каждый документ с заказом и одобрить оплату.

Где указывать номер заказа

• В самом заказе на покупку, вверху, рядом с датой. Создайте его в генераторе заказа на покупку.
• В счете поставщика, обычно в поле «Номер заказа» или «Ваша ссылка». Многие крупные покупатели отклоняют или придерживают счета без действующего номера заказа.
• В отгрузочных документах: упаковочном листе, коммерческом инвойсе и часто в маркировке коробок, чтобы склад мог оприходовать товар.

Как выглядит номер заказа?

Единого формата нет; каждый покупатель выбирает свой. Обычно это префикс, год и порядковый номер, иногда с кодом подразделения или отдела:

Формат	Пример
Порядковый номер	4500018732
Префикс и год	PO-2026-0147
Подразделение и номер	KHI/PO/00382

Каким бы ни был формат, каждый номер используется только один раз, чтобы документ не мог подойти к двум заказам.

Как работает трехсторонняя сверка

Перед оплатой многие бухгалтерии сверяют три документа: заказ на покупку (что заказано и по какой цене), приемку (что фактически пришло) и счет поставщика (что выставлено к оплате). Номер заказа связывает их. Если количество или цены расходятся, счет придерживают до устранения расхождения, и это самая частая причина задержки платежей поставщикам.

Номер заказа и номер счета

Номер заказа создает покупатель; номер счета создает продавец. Поэтому в счете обычно есть оба. По одному заказу может быть несколько счетов, если поставка идет частями, и в каждом счете должен стоять тот же номер заказа. Полное сравнение смотрите в статье заказ на покупку и счет.