Перейти к содержимому
TradingFormsБесплатные торговые документы и инструменты

Номер заказа на покупку (PO number): что это и как использовать

Номер заказа на покупку (PO number) служит уникальной ссылкой, которую покупатель присваивает заказу. Поставщик указывает его в счете и отгрузочных документах, чтобы покупатель мог их сверить и оплатить.

Что такое номер заказа на покупку?

Номер заказа на покупку (PO number, от purchase order) служит уникальной ссылкой, которую покупатель присваивает каждому выпущенному заказу. Поставщик указывает этот номер в подтверждении заказа, накладной, упаковочном листе и счете, чтобы бухгалтерия покупателя могла связать каждый документ с заказом и одобрить оплату.

Где указывать номер заказа

  • В самом заказе на покупку, вверху, рядом с датой. Создайте его в генераторе заказа на покупку.
  • В счете поставщика, обычно в поле «Номер заказа» или «Ваша ссылка». Многие крупные покупатели отклоняют или придерживают счета без действующего номера заказа.
  • В отгрузочных документах: упаковочном листе, коммерческом инвойсе и часто в маркировке коробок, чтобы склад мог оприходовать товар.

Как выглядит номер заказа?

Единого формата нет; каждый покупатель выбирает свой. Обычно это префикс, год и порядковый номер, иногда с кодом подразделения или отдела:

ФорматПример
Порядковый номер4500018732
Префикс и годPO-2026-0147
Подразделение и номерKHI/PO/00382

Каким бы ни был формат, каждый номер используется только один раз, чтобы документ не мог подойти к двум заказам.

Как работает трехсторонняя сверка

Перед оплатой многие бухгалтерии сверяют три документа: заказ на покупку (что заказано и по какой цене), приемку (что фактически пришло) и счет поставщика (что выставлено к оплате). Номер заказа связывает их. Если количество или цены расходятся, счет придерживают до устранения расхождения, и это самая частая причина задержки платежей поставщикам.

Номер заказа и номер счета

Номер заказа создает покупатель; номер счета создает продавец. Поэтому в счете обычно есть оба. По одному заказу может быть несколько счетов, если поставка идет частями, и в каждом счете должен стоять тот же номер заказа. Полное сравнение смотрите в статье заказ на покупку и счет.

Возможности

  • Определение простыми словами
  • Где указывается номер заказа
  • Примеры форматов
  • Как работает трехсторонняя сверка

Частые вопросы

Что такое номер заказа на покупку?

Уникальный номер, который покупатель присваивает заказу на покупку; по нему счет и поставка поставщика связываются с заказом.

Кто создает номер заказа?

Покупатель, когда выпускает заказ на покупку. Поставщик переносит номер в свой счет и отгрузочные документы.

Где указать номер заказа в счете?

В отдельном поле рядом с номером и датой счета, например «Номер заказа» или «Ваша ссылка на заказ».

Что будет, если в счете нет номера заказа?

Многие покупатели не смогут связать его с заказом, поэтому счет придержат или вернут, и оплата задержится.

Может ли у одного заказа быть несколько счетов?

Да. Если заказ поставляется частями, в каждом частичном счете указывается тот же номер заказа.

Похожие инструменты

Полная стоимость с доставкой: что этоLanded cost, или полная стоимость с доставкой, включает все расходы на доставку импортного товара до вашего склада: цену товара плюс фрахт, страховку, пошлину, невозмещаемые налоги, сборы и местную доставку.Проформа и коммерческий инвойсПроформа инвойса служит предварительным предложением до отгрузки. Коммерческий инвойс является итоговым счетом за фактически проданный и отгруженный товар и главным документом, по которому таможня начисляет пошлину.Заказ на покупку и счетЗаказ на покупку отправляет покупатель, чтобы заказать товар по согласованным ценам. Счет выставляет продавец после поставки, чтобы получить оплату. Номер заказа связывает их.Коносамент (B/L): что этоB/L (или BOL) означает bill of lading, коносамент: документ, который перевозчик выдает на принятый к перевозке груз. Он служит распиской, договором перевозки и часто товарораспорядительным документом.