Número do pedido de compra (PO): o que é e como usar
O número do pedido de compra (PO number) é a referência única que o comprador atribui a um pedido. O fornecedor o informa na fatura e nos documentos de envio para que o comprador possa conferir e pagar.
O que é o número do pedido de compra?
O número do pedido de compra (PO number, de purchase order) é a referência única que o comprador dá a cada pedido de compra que emite. O fornecedor repete esse número na confirmação do pedido, na nota de entrega, no packing list e na fatura, para que o financeiro do comprador possa ligar cada documento ao pedido e aprovar o pagamento.
Onde vai o número do pedido de compra
- No próprio pedido de compra, no topo, junto com a data. Crie um com o gerador de pedido de compra.
- Na fatura do fornecedor, em geral num campo "Nº do pedido" ou "Sua referência". Muitos grandes compradores recusam ou seguram faturas sem um número de pedido válido.
- Nos documentos de envio: o packing list, a fatura comercial e muitas vezes as marcas das caixas, para que o armazém possa dar entrada na mercadoria.
Como é um número de pedido de compra?
Não existe formato padrão; cada comprador escolhe o seu. Os modelos comuns juntam um prefixo, um ano e um número sequencial, às vezes com um código de unidade ou departamento:
| Formato | Exemplo |
|---|---|
| Número sequencial | 4500018732 |
| Prefixo e ano | PO-2026-0147 |
| Unidade e número | KHI/PO/00382 |
Seja qual for o formato, cada número deve ser usado uma única vez, para que um documento nunca possa corresponder a dois pedidos.
Como funciona a conciliação em três vias
Antes de pagar, muitos departamentos financeiros conferem três documentos: o pedido de compra (o que foi pedido e a que preço), o recebimento (o que realmente chegou) e a fatura do fornecedor (o que está sendo cobrado). O número do pedido liga os três. Se quantidades ou preços não batem, a fatura fica retida até a diferença ser resolvida, que é a causa mais comum de atraso nos pagamentos a fornecedores.
Número do pedido vs número da fatura
O comprador cria o número do pedido; o vendedor cria o número da fatura. Por isso a fatura normalmente traz os dois. Um pedido de compra pode gerar várias faturas se for entregue em partes, e cada fatura deve continuar mostrando o mesmo número de pedido. Veja pedido de compra vs fatura para a comparação completa.
Recursos
- Definição simples
- Onde o número do pedido vai
- Exemplos de formato
- Como funciona a conciliação em três vias
Perguntas frequentes
O que é o número do pedido de compra?
É a referência única que o comprador atribui a um pedido de compra, usada para ligar a fatura e a entrega do fornecedor ao pedido.
Quem cria o número do pedido de compra?
O comprador, quando emite o pedido de compra. O fornecedor copia o número na fatura e nos documentos de envio.
Onde coloco o número do pedido na fatura?
Num campo bem identificado perto do número e da data da fatura, como "Nº do pedido" ou "Sua referência de pedido".
O que acontece se a fatura não tiver número de pedido?
Muitos compradores não conseguem ligá-la a um pedido, então a fatura fica retida ou é devolvida, o que atrasa o pagamento.
Um pedido de compra pode ter várias faturas?
Sim. Quando o pedido é entregue em partes, cada fatura parcial mostra o mesmo número de pedido.