पीओ नंबर (PO Number): क्या है और कैसे इस्तेमाल करें

पीओ नंबर (purchase order number) वह यूनिक रेफ़रेंस है जो खरीदार अपने हर पर्चेज ऑर्डर को देता है। सप्लायर यह नंबर अपने ऑर्डर कन्फ़र्मेशन, डिलीवरी नोट, पैकिंग लिस्ट और इनवॉइस पर लिखता है, ताकि खरीदार की अकाउंट्स टीम हर दस्तावेज़ को ऑर्डर से मिला सके और भुगतान मंज़ूर कर सके।

पीओ नंबर कहाँ लिखा जाता है

• पर्चेज ऑर्डर पर ही, ऊपर, तारीख के साथ। पर्चेज ऑर्डर जनरेटर से एक बनाएँ।
• सप्लायर के इनवॉइस पर, आमतौर पर "PO नंबर" या "आपका रेफ़रेंस" वाले खाने में। कई बड़े खरीदार बिना सही पीओ नंबर वाले इनवॉइस रिजेक्ट या होल्ड कर देते हैं।
• शिपिंग दस्तावेज़ों पर: पैकिंग लिस्ट, कमर्शियल इनवॉइस और अक्सर कार्टन मार्क्स पर, ताकि रिसीविंग गोदाम माल की एंट्री कर सके।

पीओ नंबर दिखता कैसा है?

कोई स्टैंडर्ड फ़ॉर्मेट नहीं है; हर खरीदार अपना चुनता है। आम पैटर्न में एक प्रीफ़िक्स, साल और एक क्रमांक होता है, कभी कभी साइट या डिपार्टमेंट कोड के साथ:

फ़ॉर्मेट	उदाहरण
क्रमांक	4500018732
प्रीफ़िक्स और साल	PO-2026-0147
साइट और नंबर	KHI/PO/00382

फ़ॉर्मेट कोई भी हो, हर नंबर सिर्फ़ एक बार इस्तेमाल होना चाहिए, ताकि कोई दस्तावेज़ कभी दो ऑर्डर से न मिले।

थ्री वे मैचिंग कैसे होती है

भुगतान से पहले कई अकाउंट्स टीमें तीन दस्तावेज़ मिलाती हैं: पर्चेज ऑर्डर (क्या और किस कीमत पर मँगाया), गुड्स रिसीप्ट (असल में क्या पहुँचा) और सप्लायर का इनवॉइस (कितना चार्ज किया जा रहा है)। पीओ नंबर इन्हें जोड़ता है। अगर मात्रा या कीमत में फ़र्क हो, तो फ़र्क सुलझने तक इनवॉइस होल्ड रहता है, और यही सप्लायर के भुगतान में देरी की सबसे आम वजह है।

पीओ नंबर बनाम इनवॉइस नंबर

पीओ नंबर खरीदार बनाता है; इनवॉइस नंबर विक्रेता। इसलिए इनवॉइस पर आमतौर पर दोनों होते हैं। अगर एक पर्चेज ऑर्डर हिस्सों में डिलीवर हो, तो उससे कई इनवॉइस बन सकते हैं, और हर इनवॉइस पर वही पीओ नंबर होना चाहिए। पूरी तुलना के लिए पर्चेज ऑर्डर बनाम इनवॉइस देखें।