पीओ नंबर वह यूनिक रेफ़रेंस है जो खरीदार किसी पर्चेज ऑर्डर को देता है। सप्लायर इसे अपने इनवॉइस और शिपिंग दस्तावेज़ों पर लिखता है ताकि खरीदार मिलान करके भुगतान कर सके।
पीओ नंबर (purchase order number) वह यूनिक रेफ़रेंस है जो खरीदार अपने हर पर्चेज ऑर्डर को देता है। सप्लायर यह नंबर अपने ऑर्डर कन्फ़र्मेशन, डिलीवरी नोट, पैकिंग लिस्ट और इनवॉइस पर लिखता है, ताकि खरीदार की अकाउंट्स टीम हर दस्तावेज़ को ऑर्डर से मिला सके और भुगतान मंज़ूर कर सके।
कोई स्टैंडर्ड फ़ॉर्मेट नहीं है; हर खरीदार अपना चुनता है। आम पैटर्न में एक प्रीफ़िक्स, साल और एक क्रमांक होता है, कभी कभी साइट या डिपार्टमेंट कोड के साथ:
| फ़ॉर्मेट | उदाहरण |
|---|---|
| क्रमांक | 4500018732 |
| प्रीफ़िक्स और साल | PO-2026-0147 |
| साइट और नंबर | KHI/PO/00382 |
फ़ॉर्मेट कोई भी हो, हर नंबर सिर्फ़ एक बार इस्तेमाल होना चाहिए, ताकि कोई दस्तावेज़ कभी दो ऑर्डर से न मिले।
भुगतान से पहले कई अकाउंट्स टीमें तीन दस्तावेज़ मिलाती हैं: पर्चेज ऑर्डर (क्या और किस कीमत पर मँगाया), गुड्स रिसीप्ट (असल में क्या पहुँचा) और सप्लायर का इनवॉइस (कितना चार्ज किया जा रहा है)। पीओ नंबर इन्हें जोड़ता है। अगर मात्रा या कीमत में फ़र्क हो, तो फ़र्क सुलझने तक इनवॉइस होल्ड रहता है, और यही सप्लायर के भुगतान में देरी की सबसे आम वजह है।
पीओ नंबर खरीदार बनाता है; इनवॉइस नंबर विक्रेता। इसलिए इनवॉइस पर आमतौर पर दोनों होते हैं। अगर एक पर्चेज ऑर्डर हिस्सों में डिलीवर हो, तो उससे कई इनवॉइस बन सकते हैं, और हर इनवॉइस पर वही पीओ नंबर होना चाहिए। पूरी तुलना के लिए पर्चेज ऑर्डर बनाम इनवॉइस देखें।
पीओ नंबर वह यूनिक रेफ़रेंस नंबर है जो खरीदार पर्चेज ऑर्डर को देता है, ताकि सप्लायर के इनवॉइस और डिलीवरी को ऑर्डर से मिलाया जा सके।
खरीदार, जब वह पर्चेज ऑर्डर जारी करता है। सप्लायर इसे अपने इनवॉइस और शिपिंग दस्तावेज़ों पर उतारता है।
इनवॉइस नंबर और तारीख के पास साफ़ लिखे खाने में, जैसे "PO नंबर" या "आपका ऑर्डर रेफ़रेंस"।
कई खरीदार उसे किसी ऑर्डर से नहीं मिला पाते, इसलिए इनवॉइस होल्ड या वापस हो जाता है, और भुगतान में देरी होती है।
हाँ। जब ऑर्डर हिस्सों में डिलीवर होता है, तो हर आंशिक इनवॉइस पर वही पीओ नंबर होता है।