رقم أمر الشراء (PO Number): ما هو وكيف تستخدمه
رقم أمر الشراء (PO Number) هو المرجع الفريد الذي يخصصه المشتري لأمر الشراء. ويذكره المورّد في فاتورته ومستندات الشحن حتى يستطيع المشتري مطابقتها والدفع.
ما هو رقم أمر الشراء؟
رقم أمر الشراء (PO Number، من purchase order) هو المرجع الفريد الذي يعطيه المشتري لكل أمر شراء يصدره. ويذكر المورّد هذا الرقم في تأكيد الطلب وإشعار التسليم وقائمة التعبئة والفاتورة، حتى يستطيع قسم الحسابات لدى المشتري ربط كل مستند بالطلب واعتماد الدفع.
أين يُكتب رقم أمر الشراء
- في أمر الشراء نفسه، أعلى الصفحة مع التاريخ. أنشئ أمرًا باستخدام منشئ أمر الشراء.
- في فاتورة المورّد، عادة في خانة "رقم أمر الشراء" أو "مرجعكم". وكثير من كبار المشترين يرفضون أو يوقفون الفواتير التي لا تحمل رقم أمر شراء صحيحًا.
- في مستندات الشحن: قائمة التعبئة والفاتورة التجارية، وغالبًا علامات الكراتين، حتى يستطيع مستودع الاستلام تسجيل البضاعة.
كيف يبدو رقم أمر الشراء؟
لا توجد صيغة موحدة؛ فكل مشترٍ يختار صيغته. والأنماط الشائعة تجمع بين بادئة وسنة ورقم متسلسل، أحيانًا مع رمز للفرع أو القسم:
| الصيغة | مثال |
|---|---|
| رقم متسلسل | 4500018732 |
| بادئة وسنة | PO-2026-0147 |
| الفرع والرقم | KHI/PO/00382 |
أيًا كانت الصيغة، يجب استخدام كل رقم مرة واحدة فقط، حتى لا يطابق أي مستند طلبين.
كيف تعمل المطابقة الثلاثية
قبل الدفع، يطابق كثير من أقسام الحسابات ثلاثة مستندات: أمر الشراء (ما طُلب وبأي سعر)، وإيصال الاستلام (ما وصل فعلًا)، وفاتورة المورّد (ما يُطالَب به). ورقم أمر الشراء يربط بينها. وإذا اختلفت الكميات أو الأسعار، توقَف الفاتورة حتى يُحل الفرق، وهذا أكثر أسباب تأخر الدفع للموردين شيوعًا.
رقم أمر الشراء مقابل رقم الفاتورة
المشتري ينشئ رقم أمر الشراء؛ والبائع ينشئ رقم الفاتورة. ولذلك تحمل الفاتورة عادة الرقمين معًا. وقد ينتج عن أمر شراء واحد عدة فواتير إذا سُلّم على دفعات، ويجب أن تحمل كل فاتورة رقم أمر الشراء نفسه. راجع أمر الشراء مقابل الفاتورة للمقارنة الكاملة.
المزايا
- تعريف بلغة بسيطة
- أين يُكتب رقم أمر الشراء
- أمثلة على الصيغ
- كيف تعمل المطابقة الثلاثية
الأسئلة الشائعة
ما هو رقم أمر الشراء؟
رقم أمر الشراء هو الرقم المرجعي الفريد الذي يخصصه المشتري لأمر الشراء، ويُستخدم لمطابقة فاتورة المورّد وتسليمه مع الطلب.
من ينشئ رقم أمر الشراء؟
المشتري عندما يصدر أمر الشراء. وينسخه المورّد في فاتورته ومستندات الشحن.
أين أكتب رقم أمر الشراء في الفاتورة؟
في خانة واضحة قرب رقم الفاتورة وتاريخها، مثل "رقم أمر الشراء" أو "مرجع طلبكم".
ماذا يحدث إذا لم تحمل الفاتورة رقم أمر الشراء؟
لا يستطيع كثير من المشترين ربطها بطلب، فتوقَف الفاتورة أو تُعاد، فيتأخر الدفع.
هل يمكن أن يكون لأمر شراء واحد عدة فواتير؟
نعم. عندما يُسلَّم الطلب على دفعات، تحمل كل فاتورة جزئية رقم أمر الشراء نفسه.