Numéro de bon de commande (PO number) : définition et usage
Le numéro de bon de commande (PO number) est la référence unique qu'un acheteur attribue à une commande. Le fournisseur le reporte sur sa facture et ses documents d'expédition pour que l'acheteur puisse rapprocher et payer.
Qu'est-ce qu'un numéro de bon de commande ?
Le numéro de bon de commande (PO number, pour purchase order) est la référence unique qu'un acheteur donne à chaque bon de commande qu'il émet. Le fournisseur reporte ce numéro sur sa confirmation de commande, son bon de livraison, sa liste de colisage et sa facture, pour que la comptabilité de l'acheteur puisse rattacher chaque document à la commande et valider le paiement.
Où mettre le numéro de bon de commande
- Sur le bon de commande lui-même, en haut, avec la date. Créez-en un avec le générateur de bon de commande.
- Sur la facture du fournisseur, en général dans un champ « N° de commande » ou « Votre référence ». Beaucoup de grands acheteurs rejettent ou bloquent les factures sans numéro de commande valide.
- Sur les documents d'expédition : la liste de colisage, la facture commerciale et souvent les marques des cartons, pour que l'entrepôt de réception puisse enregistrer l'arrivée.
À quoi ressemble un numéro de bon de commande ?
Il n'existe pas de format standard ; chaque acheteur choisit le sien. Les modèles courants associent un préfixe, une année et un numéro séquentiel, parfois avec un code de site ou de service :
| Format | Exemple |
|---|---|
| Numéro séquentiel | 4500018732 |
| Préfixe et année | PO-2026-0147 |
| Site et numéro | KHI/PO/00382 |
Quel que soit le format, chaque numéro ne doit servir qu'une fois, pour qu'un document ne puisse jamais correspondre à deux commandes.
Le rapprochement à trois voies
Avant de payer, beaucoup de services comptables rapprochent trois documents : le bon de commande (ce qui a été commandé et à quel prix), la réception (ce qui est réellement arrivé) et la facture du fournisseur (ce qui est facturé). Le numéro de commande les relie. Si les quantités ou les prix diffèrent, la facture est bloquée jusqu'à résolution de l'écart, première cause de retard de paiement des fournisseurs.
Numéro de commande ou numéro de facture
L'acheteur crée le numéro de commande ; le vendeur crée le numéro de facture. Une facture porte donc normalement les deux. Un bon de commande peut donner lieu à plusieurs factures en cas de livraisons partielles, et chaque facture doit reprendre le même numéro de commande. Voir bon de commande ou facture pour la comparaison complète.
Fonctionnalités
- Définition en termes simples
- Où mettre le numéro de commande
- Exemples de formats
- Le rapprochement à trois voies
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un numéro de bon de commande ?
C'est la référence unique qu'un acheteur attribue à un bon de commande, utilisée pour rattacher la facture et la livraison du fournisseur à la commande.
Qui crée le numéro de bon de commande ?
L'acheteur, quand il émet le bon de commande. Le fournisseur le reporte sur sa facture et ses documents d'expédition.
Où mettre le numéro de commande sur une facture ?
Dans un champ bien identifié près du numéro et de la date de facture, comme « N° de commande » ou « Votre référence de commande ».
Que se passe-t-il si une facture n'a pas de numéro de commande ?
Beaucoup d'acheteurs ne peuvent pas la rattacher à une commande : la facture est bloquée ou renvoyée, ce qui retarde le paiement.
Un bon de commande peut-il avoir plusieurs factures ?
Oui. En cas de livraisons partielles, chaque facture partielle reprend le même numéro de commande.