प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस माल भेजने से पहले भेजा गया शुरुआती कोटेशन है। कमर्शियल इनवॉइस असल में बेचे और भेजे गए माल का फ़ाइनल बिल है, और वह मुख्य दस्तावेज़ जिससे कस्टम ड्यूटी तय करता है।
प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस इनवॉइस के रूप में एक कोटेशन है, जो बिक्री पक्की होने से पहले भेजा जाता है। कमर्शियल इनवॉइस बेचे और भेजे गए माल का असली बिल है। प्रोफ़ॉर्मा खरीदार को ऑर्डर पक्का करने और भुगतान या इंपोर्ट लाइसेंस का इंतज़ाम करने में मदद करता है; कमर्शियल इनवॉइस भुगतान माँगता है और कस्टम में जाता है।
| प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस | कमर्शियल इनवॉइस | |
|---|---|---|
| कब | ऑर्डर पक्का होने या शिप होने से पहले | जब माल शिप होता है |
| मकसद | कोटेशन, ऑर्डर कन्फ़र्मेशन, एडवांस पेमेंट की माँग | बेचे गए माल का बिल; कस्टम वैल्यू |
| कानूनी रूप से भुगतान की माँग | नहीं | हाँ |
| विक्रेता के खातों में बिक्री के रूप में दर्ज | नहीं | हाँ |
| कस्टम ड्यूटी तय करने में इस्तेमाल | सिर्फ़ कुछ मामलों में | हाँ, मुख्य दस्तावेज़ |
| आंकड़े | अनुमानित (बदल सकते हैं) | फ़ाइनल मात्रा, वज़न और वैल्यू |
| शीर्षक | "Proforma invoice" | "Commercial invoice" |
प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस जनरेटर से एक बनाएँ।
हर कमर्शियल एक्सपोर्ट के लिए कमर्शियल इनवॉइस ज़रूरी है। इसमें विक्रेता और खरीदार, इनवॉइस नंबर और तारीख, हर आइटम का विवरण उसके एचएस कोड के साथ, मात्रा, यूनिट प्राइस और कुल, करेंसी, इनकोटर्म और तय जगह, मूल देश, और वज़न व पैकेज की जानकारी होती है। गंतव्य का कस्टम इससे माल जाँचता है और ड्यूटी निकालता है, और बैंक इसे लेटर ऑफ़ क्रेडिट से मिलाते हैं। कमर्शियल इनवॉइस जनरेटर से एक बनाएँ।
जब खरीदार प्रोफ़ॉर्मा मान लेता है और माल तैयार हो जाता है, तो विक्रेता फ़ाइनल आंकड़ों, नए इनवॉइस नंबर और शिपमेंट की तारीख के साथ कमर्शियल इनवॉइस जारी करता है। मात्रा, वज़न और भाड़ा प्रोफ़ॉर्मा से अलग हो सकते हैं; कमर्शियल इनवॉइस में वही दिखना चाहिए जो असल में भेजा गया। कमर्शियल इनवॉइस पर प्रोफ़ॉर्मा नंबर रेफ़रेंस के रूप में रखें ताकि दोनों पक्ष ऑर्डर ट्रेस कर सकें, और अगर खरीदार ने पर्चेज ऑर्डर भेजा था, तो उसका पीओ नंबर भी।
प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस बिक्री पक्की होने से पहले भेजा गया शुरुआती कोटेशन है; कमर्शियल इनवॉइस भेजे गए माल का फ़ाइनल बिल और वह मुख्य दस्तावेज़ है जिससे कस्टम ड्यूटी तय करता है।
यह भुगतान की माँग नहीं है और बिक्री के रूप में दर्ज नहीं होता। खरीदार के मानने के बाद यह सेल्स कॉन्ट्रैक्ट का हिस्सा बन सकता है, लेकिन असली बिल कमर्शियल इनवॉइस ही है।
सिर्फ़ कुछ मामलों में, जैसे सैंपल या बिना बिक्री वाला माल, और वहीं जहाँ कस्टम इसे मानता हो। कमर्शियल शिपमेंट के लिए कमर्शियल इनवॉइस चाहिए।
हमेशा नहीं। प्रोफ़ॉर्मा वैकल्पिक है लेकिन अंतरराष्ट्रीय व्यापार में आम है, खासकर एडवांस पेमेंट या लेटर ऑफ़ क्रेडिट के लिए। हर कमर्शियल एक्सपोर्ट के लिए कमर्शियल इनवॉइस ज़रूरी है।
इसे उससे मिलना चाहिए जो असल में भेजा गया, जो प्रोफ़ॉर्मा से अलग हो सकता है। प्रोफ़ॉर्मा नंबर का रेफ़रेंस दें ताकि दस्तावेज़ ट्रेस हो सकें।