Pedido de compra e fatura: as principais diferenças
O pedido de compra é enviado pelo comprador para encomendar mercadorias a preços combinados. A fatura é enviada pelo vendedor depois da entrega para cobrar. O número do pedido liga os dois.
Qual a diferença entre pedido de compra e fatura?
O pedido de compra (purchase order, PO) é o documento do comprador: encomenda bens ou serviços em quantidades, preços e condições definidos. A fatura é o documento do vendedor: cobra o que foi entregue. O pedido vem primeiro, a fatura depois, e o número do pedido de compra impresso na fatura liga os dois.
Pedido de compra e fatura lado a lado
| Pedido de compra | Fatura | |
|---|---|---|
| Enviado por | Comprador | Vendedor |
| Quando | Antes da entrega, para fazer o pedido | Depois da entrega ou do embarque |
| Finalidade | Encomendar e fixar as condições | Cobrar o pagamento |
| Efeito jurídico | Uma oferta; vira contrato quando o vendedor aceita | Registro da venda e cobrança |
| Na contabilidade | Um compromisso (ainda não é despesa) | Conta a pagar para o comprador, venda para o vendedor |
| Número de referência | Número do pedido, definido pelo comprador | Número da fatura, definido pelo vendedor, mais o número do pedido |
Como funcionam juntos
- O comprador envia o pedido de compra com itens, quantidades, preços, data de entrega, Incoterm e condições de pagamento.
- O vendedor aceita, muitas vezes com uma confirmação de pedido ou, no comércio internacional, uma fatura proforma.
- O vendedor entrega ou embarca a mercadoria.
- O vendedor emite a fatura citando o número do pedido. Na exportação, é a fatura comercial.
- O comprador confere o pedido, o recebimento e a fatura, e paga.
Exemplo
Um grupo de restaurantes envia o pedido PO-2026-0147 a um fornecedor de equipamentos de cozinha para 40 mesas de preparo em aço inox a 220,00 cada, total 8.800,00, pagamento em 30 dias. O fornecedor entrega as 40 mesas e emite a fatura INV-5521 de 8.800,00, citando PO-2026-0147. O contas a pagar confere os dois com o comprovante de entrega e paga no dia 30. Se só 36 mesas tivessem chegado, o comprador teria segurado a fatura até receber uma corrigida para 36.
Erros comuns
- Faturar sem o número do pedido. A fatura não pode ser conferida e fica parada.
- Preços diferentes do pedido. Qualquer mudança precisa ser combinada e, de preferência, o pedido alterado.
- Tratar o pedido como cobrança. Compradores pagam faturas, não pedidos de compra.
Precisa de um pedido de compra? Use o gerador de pedido de compra.
Recursos
- Tabela comparativa lado a lado
- Quem envia cada um e quando
- Como funcionam juntos
- Erros comuns
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre pedido de compra e fatura?
O pedido de compra é enviado pelo comprador para encomendar mercadorias a preços e condições combinados. A fatura é enviada pelo vendedor depois da entrega para cobrar.
O que vem primeiro, o pedido de compra ou a fatura?
O pedido de compra. O comprador pede primeiro; o vendedor fatura depois de entregar ou embarcar a mercadoria.
O pedido de compra é um contrato?
O pedido de compra é uma oferta de compra. Vira contrato quando o vendedor aceita, por escrito ou entregando a mercadoria.
A fatura precisa do número do pedido?
Se o comprador emitiu um pedido de compra, sim. A maioria dos compradores precisa do número do pedido na fatura para conferir e pagar.
Posso receber sem pedido de compra?
Sim, muitas vendas não têm pedido. Mas compradores que trabalham com pedidos muitas vezes não conseguem pagar uma fatura que não faça referência a um.