采购订单与发票：主要区别

采购订单（PO）是买方的单据：按约定的数量、价格和条件订购货物或服务。发票是卖方的单据：要求为已交付的货物付款。先有采购订单，后有发票，发票上印的 PO 号把两者联系起来。

采购订单与发票一览

	采购订单	发票
发出方	买方	卖方
发出时间	交货前，用于下单	交货或发运后
用途	订货并确定条件	要求付款
法律效力	要约；卖方接受后成为合同	销售记录和付款要求
账务处理	一项承诺（尚未形成费用）	买方的应付账款，卖方的销售收入
参考编号	PO 号，由买方设定	发票号，由卖方设定，另加 PO 号

两者如何配合

1. 买方发出采购订单，列明品项、数量、价格、交货日期、贸易术语和付款条件。
2. 卖方接受订单，通常发出订单确认，在国际贸易中常用形式发票。
3. 卖方交付或发运货物。
4. 卖方开具注明 PO 号的发票。出口业务中即商业发票。
5. 买方核对采购订单、收货单和发票，然后付款。

示例

一家餐饮集团向厨房设备供应商发出 PO-2026-0147，订购 40 张不锈钢操作台，每张 220.00，合计 8,800.00，30 天付款。供应商交付 40 张操作台，开具 8,800.00 的发票 INV-5521，注明 PO-2026-0147。应付账款部门结合送货单核对两份单据，在第 30 天付款。如果只到了 36 张，买方会暂缓支付，直到收到按 36 张开具的更正发票。

常见错误

• 开票不写 PO 号。发票无法核对，只能搁置。
• 价格与采购订单不一致。任何变动都须事先约定，最好同时修改采购订单。
• 把采购订单当成账单。买方付的是发票，不是采购订单。

需要采购订单？请使用采购订单生成器。