采购订单与发票：主要区别
采购订单由买方发出，按约定价格订购货物。发票由卖方在交货后发出，要求付款。PO 号把两者联系起来。
采购订单和发票有什么区别？
采购订单（PO）是买方的单据：按约定的数量、价格和条件订购货物或服务。发票是卖方的单据：要求为已交付的货物付款。先有采购订单，后有发票，发票上印的 PO 号把两者联系起来。
采购订单与发票一览
| 采购订单 | 发票 | |
|---|---|---|
| 发出方 | 买方 | 卖方 |
| 发出时间 | 交货前，用于下单 | 交货或发运后 |
| 用途 | 订货并确定条件 | 要求付款 |
| 法律效力 | 要约；卖方接受后成为合同 | 销售记录和付款要求 |
| 账务处理 | 一项承诺（尚未形成费用） | 买方的应付账款，卖方的销售收入 |
| 参考编号 | PO 号，由买方设定 | 发票号，由卖方设定，另加 PO 号 |
两者如何配合
- 买方发出采购订单，列明品项、数量、价格、交货日期、贸易术语和付款条件。
- 卖方接受订单，通常发出订单确认，在国际贸易中常用形式发票。
- 卖方交付或发运货物。
- 卖方开具注明 PO 号的发票。出口业务中即商业发票。
- 买方核对采购订单、收货单和发票，然后付款。
示例
一家餐饮集团向厨房设备供应商发出 PO-2026-0147，订购 40 张不锈钢操作台，每张 220.00，合计 8,800.00，30 天付款。供应商交付 40 张操作台，开具 8,800.00 的发票 INV-5521，注明 PO-2026-0147。应付账款部门结合送货单核对两份单据，在第 30 天付款。如果只到了 36 张，买方会暂缓支付，直到收到按 36 张开具的更正发票。
常见错误
- 开票不写 PO 号。发票无法核对，只能搁置。
- 价格与采购订单不一致。任何变动都须事先约定，最好同时修改采购订单。
- 把采购订单当成账单。买方付的是发票，不是采购订单。
需要采购订单？请使用采购订单生成器。
功能
- 并排对比表
- 谁在何时发送
- 两者如何配合
- 常见错误
常见问题
采购订单和发票有什么区别？
采购订单由买方发出，按约定价格和条件订购货物。发票由卖方在交货后发出，要求付款。
先有采购订单还是先有发票？
先有采购订单。买方先下单，卖方在交付或发运货物后再开发票。
采购订单是合同吗？
采购订单是购买要约。卖方以书面或交货方式接受后，即成为有约束力的合同。
发票上必须有 PO 号吗？
如果买方发过采购订单，就必须有。大多数买方需要发票上的 PO 号来核对和付款。
没有采购订单也能收款吗？
能，很多交易并没有采购订单。但使用采购订单的买方，往往无法支付没有引用订单的发票。